Organização. Essa única palavra define muito bem como deve ser a gestão de um negócio. Empresas desorganizadas tendem a enfrentar diversos problemas, principalmente em relação ao custo da empresa.
E quando falamos em organização, falamos sobre os documentos fiscais e contábeis de um negócio. Apesar da tecnologia já ter substituído bastante documento físico por digital, ainda assim existem muitos papéis que precisam ser organizados.
É importante entender que independente do tamanho do seu negócio, manter a organização documental é fundamental para garantir o sucesso do seu empreendimento. Dessa forma, desenvolvemos este artigo para mostrar como você deverá guardar os documentos fiscais da sua empresa de maneira correta e organizada.
Deixe um local somente para os documentos fiscais
Esse é o primeiro passo para a organização. Definir onde serão colocados os documentos da sua empresa. E para isso é importante primeiramente saber o porte do negócio e o volume de documentos.
Quanto maior for a sua empresa, maior também será a necessidade de mais espaço para organizar os documentos. Sendo assim, compre um armário onde possam ser colocadas pastas, e um outro onde possam ser colocados o arquivo morto.
Ao escolher o local onde serão colocados os documentos, leve sempre em consideração o acesso das pessoas. Evite, desse modo, locais onde muitas pessoas têm acesso para que não haja inconvenientes como um documento desaparecer, por exemplo.
Organize os documentos em pastas
Depois de escolher um local para ser organizado os documentos é fundamental categorizá-los, dividindo-os em pastas.
Um bom método é separar as gavetas do armário por departamento. Como exemplo: Documentos fiscais, documentos contábeis, documentos comerciais, documentos de recursos humanos, entre outros.
Feito isso, dentro de cada departamento crie pastas para cada categoria de documento, um exemplo, uma pasta para guardar Notas Fiscais na gaveta de documentos fiscais, uma pasta de holerites na gaveta de recursos humanos.
Se preciso, crie uma metodologia de Letras de A a Z para facilitar a busca do documento. E coloque as pastas em pastas suspensas, isso ajudará bastante a encontrar os documentos quando precisar.
Crie uma rotina específica para guardar os documentos
Para que a organização realmente não se perca é fundamental criar rotinas específicas no momento de se guardar os documentos.
Procure evitar acúmulo de papéis sobre a mesa, e ao terminar de usar um determinado documento volte-o para onde estava.
Caso esteja manuseando um novo documento, assim que terminar de usá-lo veja a qual categoria pertence e já o arquive. É fundamental pegar o hábito de terminar o dia com toda documentação organizada.
Se o seu negócio tem um volume de documentos muito grande, contrate um estagiário, ou uma pessoa que possa ficar responsável diariamente pelo arquivamento deles. Estabelecer rotinas específicas ajuda a manter sempre os documentos organizados.
Guarde somente o que for necessário
Com o crescimento da tecnologia, muitos documentos foram sendo substituídos. Por isso, evite imprimir documentos desnecessários. Isso gera mais custo para o seu negócio.
Quando puder, deixe somente o arquivo armazenado no computador, como uma DANFE por exemplo. Organize os arquivos em pastas. Com isso você irá economizar a tinta da impressora, espaço e muitas vezes até mesmo o custo com salários de uma pessoa.
Existe uma tendência cada vez maior de se usar menos papéis e mais arquivos digitais. E certamente o empresário deverá ficar atento nessa tendência.
Faça um arquivo morto para documentos mais antigos
Normalmente, na virada do ano a empresa deverá fazer um novo arquivamento dos documentos.
Dessa vez, tirando-os das pastas e arquivando-os em caixas também conhecidas como arquivo morto. Isso garante uma maior organização e facilidade no momento de encontrar os documentos.
Se os documentos vão sendo acumulados por anos em um armário, chegará o momento em que será praticamente impossível identificá-los. E por essa razão, a cada ano fazer um arquivamento em caixas dos documentos é fundamental para manter a organização.
Por quanto tempo preciso guardar os documentos?
Agora que você já sabe como organizar os documentos, precisa entender também que eles não precisarão ficar armazenados pela vida toda.
O tempo para se guardar cada documento varia. E por isso é importante se atentar para quanto tempo deverá ser guardado um determinado tipo de documento. Os documentos possuem os seguintes prazos para arquivamento:
| DOCUMENTOS | PRAZO |
| Notas fiscais e recibos | 5 anos |
| Livros fiscais | 5 anos |
| IR (Imposto de Renda) | 5 anos |
| CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido) | 5 anos |
| PIS (Programa de Integração Social) | 5 anos |
| Cofins (Contribuição para Financiamento de Seguridade Social) | 5 anos |
| ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) | 5 anos |
| Declarações: DIPJ, DCTF, DACON | 5 anos |
| DASN (Declaração Anual do simples nacional) | 5 anos |
| DIRF (Declaração do IMPOSTO Retido na Fonte) | 5 anos |
| GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS) | 5 anos |
| Nota Fiscal de Serviço | 5 anos |
| Nota Fiscal – Fatura de Serviço | 5 anos |
| Livro de Registro de Entradas / Livro de Registro de Saídas | 5 anos |
| Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A | 5 anos |
| Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa | 5 anos |
| Documentos fiscais e formulários não emitidos | 5 anos |
| Contrato de trabalho | Indeterminado |
| Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13° salário, controle de pontos | 5 anos |
| Termo de rescisão do contrato de trabalho | 2 anos |
| Folha de pagamento | 10 anos |
| Livro ou ficha de registro de empregado | Indeterminado |
| FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) | 30 anos |
| GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social) | 30 anos |
| GRFC (Guia de Recolhimento rescisório do FGTS e da Contribuição social) | 30 anos |
| GPS (Guia da Previdência Social) | 5 anos |
| Contribuições Sindicais | 5 anos |
| CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) | 3 anos |
| RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) | 3 anos |
| Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários | 10 anos |
Agora que você já sabe a importância do arquivamento dos documentos, como organizá-los da melhor forma e o prazo que precisam ser arquivados, chegou o momento de colocar a mão na massa e organizar a sua empresa.